Zimbra at end of life

Zimbra reaches its end of life and IT has to find a successor. A committee has been setup to generate specifications and propose a new system to the directorate.

This initiative may easily lead to endless discussions, esp. if all requirements have to be respected. There is also a financial aspect.

This is my opinion: I find the current system more or less ok. I would ask Dirk to find a successor with comparable functionality and comparable costs.

If you think otherwise, please contact me. I will collect all comments and suggestions.

Here is the questionnaire Dirk sent around:

um die Anforderungen an ein Groupware-Nachfolge-System zu
ermitteln, anbei ein paar Hinweise zur Funktionalität, wie
sie im Laufe der Jahre gesammelt wurden zwecks Orientierung;
Basisfunktionalitäten sind nicht einzeln benannt.

Welche Punkte sind für Sie in Ihrem Arbeitsumfeld relevant
oder besonders relevant? Wir bitten um einen Hinweis bei
jedem Punkt nach dem Schema:

0=kann nicht beurteilt werden
1=nice to have
2=relevant
4=wichtig

Gerne aber auch weitere Hinweise, die dann in der Besprechung
erläutert und ergänzt werden können.

Fehlen Ihnen Funktionen in der unten stehenden Liste?


M -- Mail:

M1) Filterung bzw. Bearbeitung von E-Mails durch den
     Mailservice bei E-Mail-Eingang

M2) Parallel Nutzung mehrerer Postfächer im Web-Browser

M3) Nutzung mehrerer Mail-Adressen einer Mailbox parallel
     im Web-Interface

M4) (multiple) Signaturen fur E-Mail-Versand

M5) Gemeinsame Nutzung von Mailboxen möglich;
     Rechtevergabe für Web und eigenständige E-Mail-Programme
     
   a) Freigabe von Postfächern für andere Nutzende/Gruppen
   b) Freigabe von Kalendern für andere Nutzende/Gruppen
   c) Freigabe von Aufgaben für andere Nutzende/Gruppen
   d) Freigabe von Kontakten für andere Nutzende/Gruppen
   e) Freigabe einzelner Ordner? Für Nutzende/Gruppen?
   f) "Send on behalf" für Mails?
   g) "Send as" für Mails?
   h) Welche Rechte sind erforderlich?
      Lesen von Mails, Verändern (Status) von Mails (gelesen,...),
      Senden, Administrations-Rechte zwecks eigenem Management?
   i) Einstellbarer Speicherort bei Mailversand im Falle von
      "Send on behalf" oder "Send as"? Zusätzliche Kopie?

M6) Offline-Funktionalität? Also Nutzung von E-Mails ohne Internetzugang?

M7) Integration anderer Produkte in ein eigenständiges E-Mailprogramm?
     (Zoom, Adobe PDF, ...)

M8) Zurückziehen von E-Mails? (das geht höchstens hausintern)

M9) (Multiple) Zertifikate (S/MIME)
     Signieren und Verschlüsseln von E-Mails im
  a) Web-Browser
  b) eigenständigem E-Mail-Programm

M10) automatisches Forward von Mails erforderlich? Mit lokaler Kopie?

M11) Konfigurierbares festes (B)CC für ausgehende E-Mails?


K -- Kalender

K1) Annehmen/Ablehnen/Andere Zeit vorschlagen für Termine?

K2) Sichtbarkeit mehrerer Kalender nebeneinander?

K3) Sichtbarkeit mehrerer Kalender übereinander?

K4) Serientermine? Welche Varianten sind am häufigsten genuztzt
     oder sind wünschenswert?

K5)  Gemeinsame Nutzung/Freigaben analog zu M5?

K6) Einsicht in die Verfügbarkeit (free/busy) aller Kolleg*inn*en?
     Übergreifend DESY/EXFEL/CSSB/...?

K7) Kalenderveröffentlichung im Internet? Also anonymer Zugriff.
   a) Welche Einschränkungen wären erforderlich?
      weltweite Sichtbarkeit in welcher Detailierung;
      welche Protokolle (Web? CalDAV? iCal?)


K8) Anhänge in Kalenderterminen?
   a) wechselnde Anhänge bei Terminserien?


A -- Adressen / Kontakte

A1) Gemeinsame Nutzung/Freigaben analog zu M5?



T -- Aufgaben / Tasks

T1) Gemeinsame Nutzung/Freigaben analog zu M5?


S -- Sonstiges

S1) Nachverfolgen von E-Mails?

S2) Zentrales Adressbuch?
   a) aufgeteilt nach Organisatioen (DESY, EXFEL, ...)


S3) Out-of-office-Meldungen; Varianten (intern,extern
     oder eine für alle; andere?)

S4) Suche möglich? Worüber und nach welchen Kriterien?

S5) weitere Funktionen
   a) im Browser? Chat, Video, Desktop-Sharing?
   b) im eigenständigen Mailprogramm

S6) Kopplung der E-Mail-Funktionalität an Drittprogramme?
   a) Standard-Protokolle SMTP(auth)+IMAP
   b) andere Application-Programming-Interfaces (API)?

S7) Kopplung der Kalender-Funktionalität an Drittprogramme?
   a) Standard-Protokoll CalDAV?
   b) andere Application-Programming-Interfaces (API)?


S8) Kopplung der Kontakte-Funktionalität an Drittprogramme?
   a) Standard-Protokoll CardDAV?
   b) andere Application-Programming-Interfaces (API)?


S9) Nutzung bestimmter eigenständiger Mail-Programme?
   a) Outlook
   b) Thunderbird
   c) andere? welche?

S99) a-z) weitere Funktionalität? Vorzugsweise sollte die
   in einem existierenden Produkt schon einmal gesehen worden
   sein, damit es eine realistische Chance gibt, dass diese
   erworben werden kann